Informacja o polityce prywatności danych dotyczących rekrutacji i kandydatów

Kim jesteśmy?

Głównym motorem napędzającym nas na drodze do celu – A Better Tomorrow™ . – jest nasz etos, będący podstawą kultury i zachowań w obrębie całej Grupy. To on sprawia, że jako organizacja jesteśmy przygotowani na przyszły zrównoważony rozwój. Te pięć kluczowych obszarów to: odwaga, szybkość, decyzyjność, różnorodność i odpowiedzialność.

W koncernie BAT sposób, w jaki osiągamy wyniki biznesowe, ma fundamentalne znaczenie dla osiągnięcia naszego celu – A Better Tomorrow™ – działanie w sposób etyczny i zgodny z wartościami wyrażonymi przez nasz etos zapewni długoterminową, zrównoważoną działalność, która spełni oczekiwania naszych konsumentów, pracowników, inwestorów i całego społeczeństwa.

W koncernie BAT dokładamy wszelkich starań, aby chronić prywatność naszych kandydatów, a także użytkowników niniejszej witryny internetowej służącej do e-rekrutacji ("Witryna"). Zapewnimy, aby informacje przekazywane nam przez użytkownika za (na przykład za pośrednictwem tej Witryny) były wykorzystywane wyłącznie do celów określonych w naszej Informacji o ochronie prywatności. Zobowiązujemy się do odpowiedzialnego i uczciwego działania w zakresie ochrony praw i wolności osobistych użytkowników.

Do celów niniejszej Informacji o ochronie prywatności oraz obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych (w tym między innymi brytyjskiej ustawy o ochronie danych z 2018 r. (“UK DPA”) oraz ogólnego rozporządzenia o ochronie danych UE główną spółką odpowiedzialną za dane osobowe użytkownika jest British-American Tobacco (Holdings) Limited pod adresem Globe House, 4 Temple Place, London WC2R 2PG (“BAT Holdings” ).

BAT Holdings ponosi odpowiedzialność za wszelkie dane osobowe użytkownika:

• podane w niniejszej Witrynie (np. dane rejestracyjne, imię i nazwisko, adres e-mail, dane dotyczące pochodzenia); lub
• przekazane jednemu z naszych agentów ds. rekrutacji z siedzibą w Wielkiej Brytanii w kontekście pracy stałej lub tymczasowej (np. adres e-mail, CV, numer telefonu komórkowego); lub
• przekazane zewnętrznej agencji rekrutacyjnej, która przekazuje dane naszym współpracownikom z Wielkiej Brytanii (np. adres e-mail, CV).

Możemy również udostępniać lub przekazywać dane użytkownika innym spółkom z grupy BAT. Wynika to z faktu, że użytkownik może ubiegać się o pracę (stałą lub tymczasową) w innym przedsiębiorstwie z Grupy BAT, a zadaniem BAT Holdings jest przyjęcie danych osobowych użytkownika na początku procesu i ponoszenie za nie odpowiedzialności za nie do momentu przekazania ich innemu przedsiębiorstwu z Grupy BAT.

Wówczas inna spółka należąca do Grupy BAT przejmie dane osobowe użytkownika i to ona będzie ponosić wyłączną odpowiedzialność za wszelkie inne jego dane osobowe, jakie użytkownik przekaże jej później w związku z ubieganiem się o pracę. Spółki te mogą przekazać użytkownikowi inną Informację o ochronie prywatności, podobną do niniejszej, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Spółki, które w tym kontekście są odpowiedzialne za dane użytkownika, nazywane są „administratorami danych” i w niniejszej Informacji o ochronie prywatności można znaleźć odniesienia do nich.

Jeśli jednak użytkownik ubiega się o pracę (stałą lub tymczasową) w innej spółce z Grupy BAT, która została wymieniona poniżej, niniejsza informacja o ochronie prywatności ma zastosowanie do wszystkich procesów przetwarzania danych osobowych użytkownika w ramach procesu rekrutacji (dla ułatwienia określamy te spółki skrótowo jako „Podmioty centralne” lub „Podmiot centralny”).. W razie braku pewności, który Podmiot centralny jest właściwy dla użytkownika, należy skontaktować się z nami.

Podmioty centralne

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności zawiera szczegółowe informacje o tym, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy i przetwarzamy dane osobowe użytkowników oraz w jaki sposób wywiązujemy się z naszych zobowiązań prawnych wobec użytkowników. Prywatność użytkowników jest dla nas ważna, dlatego zobowiązujemy się do ochrony i zabezpieczania ich praw.

Treści

1. Jakie informacje o użytkownikach gromadzimy i w jaki sposób je wykorzystujemy?
2. Skąd pochodzą wykorzystywane przez nas informacje o użytkownikach?
3. Komu udostępniamy informacje o użytkownikach?
4. Jak długo przechowujemy informacje o użytkownikach?
5. W jaki sposób zapewniamy bezpieczeństwo danych użytkowników?
6. Jakie są prawa użytkowników w świetle przepisów o ochronie danych osobowych?
7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
8. W jaki sposób można się z nami skontaktować?
9. Zmiany w niniejszej Informacji o ochronie prywatności

1. Jakie informacje o użytkownikach gromadzimy i w jaki sposób je wykorzystujemy?

Poniżej znajdują się informacje o tym, jakimi danymi osobowymi dysponujemy, dlaczego je wykorzystujemy oraz jakie prawo nam na to pozwala.

2. Skąd pochodzą wykorzystywane przez nas informacje o użytkownikach?

Informacje o użytkownikach, które gromadzimy, opierają się na informacjach udostępnionych nam przez nich w następujących okolicznościach:

• podczas rejestracji w niniejszej Witrynie (np. podczas rejestracji w celu uzyskania statusu zarejestrowanego użytkownika);
• gdy użytkownik aktywnie się z nami kontaktuje, zazwyczaj telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem mediów społecznościowych; i/lub gdy kontaktujemy się z użytkownikiem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną, użytkownik może przekazać nam informacje w trakcie takiej komunikacji.

Gromadzimy również inne informacje z różnych źródeł.

• Jeśli użytkownik zdecyduje się przesłać zgłoszenie lub informacje za pomocą Facebooka lub podobnych serwisów społecznościowych, zaimportujemy wymagane informacje z jego konta w serwisie społecznościowym i włączymy do jego profilu. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat sposobu obsługi i przetwarzania danych osobowych przez serwis społecznościowy, z którego użytkownik skorzystał w celu przesłania informacji, należy zapoznać się z Informacją o ochronie prywatności w danej witrynie serwisu społecznościowego.
• Podczas odwiedzania Witryny gromadzimy również dane osobowe użytkowników, takie jak informacje techniczne, w tym adres protokołu internetowego (IP) używany do połączenia komputera użytkownika z Internetem, typ i wersja przeglądarki, ustawienia strefy czasowej, typy i wersje wtyczek do przeglądarki, system operacyjny i platforma. Wykorzystujemy te informacje do celów statystycznych i nie łączymy ich z żadnymi konkretnymi osobami.
• Otrzymujemy i wykorzystujemy dane osobowe użytkowników także wtedy, gdy przekazują je agentowi rekrutacyjnemu pracującemu w Wielkiej Brytanii (na stanowisko w Podmiocie centralnym lub inne stanowisko w spółce BAT, ale pracownik rekrutacyjny w BAT znajduje się w Wielkiej Brytanii) lub gdy ubiega się o stanowisko za pośrednictwem agencji zewnętrznej, która przekaże nam jego dane;
• Jeżeli użytkownik ubiega się o pracę w Podmiocie centralnym, po przesłaniu przez niego zgłoszenia możemy uzyskać więcej informacji na jego temat z innych źródeł, w tym od osób trzecich. Na przykład możemy zasięgnąć informacji o użytkowniku od organizacji, które zostały poproszone przez użytkownika o wykorzystanie ich jako podmiotów polecających zawodowych lub akademickich, takich jak poprzedni pracodawca, szkoła lub uniwersytet.

Koncern BAT nie będzie celowo gromadzić żadnych informacji o zarejestrowanych użytkownikach Witryny, którzy nie ukończyli osiemnastego roku życia. Jeśli koncern BAT ustali, że dziecko podało jakiekolwiek informacje, zostaną one natychmiast usunięte z rejestrów BAT.

3. Komu udostępniamy informacje o użytkownikach?

Udostępniamy dane osobowe przede wszystkim po to, aby zapewnić użytkownikom najbardziej trafne i aktualne wiadomości, treści i wydarzenia oraz aby zapewnić szybką i sprawną reakcję na wszelkie zapytania. O ile użytkownik nie określi inaczej, możemy udostępniać informacje o użytkowniku dowolnej z poniższych grup:

• wszystkim spółkom z Grupy BAT. Jak określono to w niniejszej Informacji o ochronie prywatności, dane osobowe użytkownika będą udostępniane spółce BAT odpowiedzialnej za stanowisko pracy, o którą się on ubiega. Użytkownik może ubiegać się o kilka różnych stanowisk pracy. W zależności od lokalizacji miejsca pracy, o które użytkownik zdecyduje się ubiegać, jego dane osobowe mogą być przekazywane na terenie Wielkiej Brytanii i poza nią w celach umożliwiających dalszą realizację lokalnych usług rekrutacyjnych na rzecz użytkownika na całym świecie. Należy podkreślić, że centralne miejsce przetwarzania danych osobowych w kontekście działań rekrutacyjnych znajduje się w UE i czynności te są realizowanie za pośrednictwem spółki BAT o nazwie British American GBS Recruitment SRL w Rumunii. Ta spółka BAT realizuje w naszym imieniu większość procesów rekrutacyjnych. Aby skontaktować się z inspektorem ochrony danych tego podmiotu, należy skorzystać z danych kontaktowych podanych na końcu niniejszej Informacji o ochronie prywatności;
• organom podatkowym, audytowym lub innym, jeśli uznamy, że prawo lub inne przepisy wymagają od nas udostępnienia tych danych (na przykład na żądanie organu podatkowego lub w związku z przewidywanym postępowaniem sądowym) lub w celu pomocy w zapobieganiu oszustwom lub egzekwowania bądź ochrony praw i własności koncernu BAT lub jego podmiotów zależnych, lub w celu ochrony bezpieczeństwa osobistego pracowników BAT, agentów stron trzecich lub członków społeczeństwa
• zewnętrznym usługodawcom, którzy wykonują funkcje w naszym imieniu (w tym lokalnym agentom rekrutacyjnym, dostawcom usług poczty elektronicznej oraz profesjonalnym doradcom, jak prawnicy, audytorzy i księgowi, osoby zajmujące się wsparciem technicznym oraz konsultanci IT przeprowadzający testy i prace rozwojowe w naszych systemach technologii biznesowych), zewnętrznym dostawcom usług IT, z którymi zawarliśmy stosowną umowę o przetwarzaniu danych (lub uzgodniliśmy stosowanie podobnych zabezpieczeń);
• jeśli w przyszłości spółka BAT połączy się z inną firmą lub spółką albo zostanie przez nią przejęta, możemy udostępnić dane osobowe użytkownika nowym właścicielom firmy lub spółki (i powiadomić użytkownika o takim ujawnieniu);
• może dojść do wystąpienia okoliczności, w których koncern BAT – ze względów strategicznych lub innych powodów biznesowych – zdecyduje się sprzedać, kupić, połączyć lub w inny sposób zreorganizować działalność w niektórych krajach. Transakcja taka może wiązać się z ujawnieniem danych osobowych potencjalnym lub faktycznym nabywcom albo z otrzymaniem ich od sprzedawców. Praktyką koncernu BAT jest dążenie do zapewnienia odpowiedniej ochrony danych osobowych w tego rodzaju transakcjach.

Nie udostępniamy, nie wynajmujemy ani nie sprzedajemy informacji o użytkownikach stronom trzecim w celach marketingowych ani promocyjnych.

Należy pamiętać, że możemy zwrócić się do użytkownika z prośbą o wykonanie testów związanych z ubieganiem się o pracę za pomocą narzędzi testowych stron trzecich i użytkownik będzie musiał zarejestrować się w tych narzędziach. Usługodawca zewnętrzny może umożliwić użytkownikowi wykorzystanie jego wyników testów do przesyłania zgłoszeń podmiotom innych niż BAT, wskutek czego jego dane będą przechowywane na jego koncie u dostawcy po zakończeniu procesu składania zgłoszenia w spółce BAT. Przed zalogowaniem się do danej usługi użytkownik otrzyma od zewnętrznego dostawcy oddzielne i szczegółowe informacje.

4. Jak długo przechowujemy informacje o użytkownikach?

Nie będziemy przechowywać danych osobowych przez okres dłuższy niż jest to konieczne do celów, dla których je gromadzimy. Jeśli zgłoszenie dotyczące ubiegania się pracę nie zostanie rozpatrzone pozytywnie, możemy zachować dane i CV użytkownika, aby informacje o nim były dostępne już w jego profilu. Użytkownik może jednak w każdej chwili usunąć swój profil i rejestrację – pozostaje to w jego gestii.

Ponadto prawo może wymagać od nas zachowania danych użytkownika, np. w związku z roszczeniami dotyczącymi równych szans, w celu obrony lub wystąpienia z roszczeniami prawnymi. W przypadku gdy w określonej jurysdykcji podlegamy regulacjom prawnym lub innym zobowiązaniom prawnym, które wymagają od nas przechowywania danych przez określony czas, będziemy przestrzegać tych wymogów regulacyjnych w odniesieniu do przechowywania takich danych, np. wymogów dotyczących przechowywania dokumentacji wizowej w Wielkiej Brytanii.

5. W jaki sposób zapewniamy bezpieczeństwo danych użytkowników?

Dbamy o ochronę danych użytkownika. Dlatego też wprowadzamy odpowiednie środki, które mają na celu zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do danych osobowych użytkownika oraz ich niewłaściwemu wykorzystaniu.

Zobowiązujemy się do podjęcia odpowiednich kroków w celu ochrony przechowywanych przez nas informacji przed niewłaściwym wykorzystaniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem. W tym celu stosujemy szereg odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w tym środki szyfrowania i plany odzyskiwania danych po awarii.

Niestety przesyłanie informacji przez Internet jakimkolwiek kanałem zawsze niesie ze sobą pewne ryzyko. Użytkownik przesyła informacje przez Internet wyłącznie na własne ryzyko. Chociaż dokładamy wszelkich starań, aby chronić dane osobowe użytkowników, nie możemy zagwarantować bezpieczeństwa danych przesyłanych przez Internet.

W przypadku podejrzenia niewłaściwego wykorzystania, utraty lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych prosimy o niezwłoczne poinformowanie nas o tym fakcie. Przede wszystkim należy zgłosić swoje zastrzeżenia, kontaktując się z nami (korzystając z poniższych danych) lub korzystając z sekcji Kontakt w tej witrynie internetowej, a my przeprowadzimy dochodzenie i jak najszybciej poinformujemy o dalszych krokach.

W przypadku otrzymania wiadomości, które sprawiają wrażenie, jakby pochodziły od koncernu BAT, przy zaistnieniu podejrzenia, że mogą być fałszywe, należy poinformować o nich korzystając z adresu: phishing@bat.com

6. Jakie są prawa użytkowników w świetle przepisów o ochronie danych osobowych?

Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych użytkownikom przysługują prawa związane z wykorzystywaniem przez nas informacji o nim, w tym prawa do:

• zażądania dostępu do swoich danych, co można zrobić, wysyłając do nas wiadomość e-mail na adres recruitment_dataprivacy@bat.com
• aktualizowania lub zmieniania danych użytkownika, jeśli są one niedokładne lub niekompletne;
• sprzeciwiania się niektórym sposobom wykorzystania informacji o użytkowniku w sytuacjach, w których przetwarzanie informacji o użytkowniku opiera się na naszych uzasadnionych interesach;
• zażądania usunięcia informacji o użytkowniku lub ograniczenia ich wykorzystania w pewnych okolicznościach (na przykład użytkownik może zażądać usunięcia informacji o nim, jeśli informacje te nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane (chyba że mają zastosowanie pewne wyjątki));
• jeżeli użytkownik wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ma prawo ją wycofać;
• zażądania zwrotu danych, jakie przekazał nam użytkownik, w celu wykorzystania ich do własnych celów (często nazywane prawem do przenoszenia danych), jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody użytkownika lub w celu wykonania umowy, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
• złożenia skargi do Biura Komisarza ds. Informacji (Information Commissioner's Office) (www.ico.org.uk/global/contact-us/email/) przez osoby fizyczne w Wielkiej Brytanii. W przypadku innych organów nadzorczych EOG należy zapoznać się z listą organów regulacyjnych ds. ochrony prywatności w każdym państwie członkowskim (wraz z danymi kontaktowymi) na następującej stronie internetowej: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Możemy podejmować zautomatyzowane decyzje przy wyborze osób, które znajdą się na ostatecznej liście kandydatów do rozmowy kwalifikacyjnej za pomocą metodologii sprawdzania CV lub kwestionariusza oceny kryteriów ogólnych. Więcej informacji na ten temat (na przykład dotyczących logiki podejmowanych decyzji i przewidywanych konsekwencji dla użytkownika) można uzyskać kontaktując się z nami.

8. Jak się z nami skontaktować

W przypadku jakichkolwiek uwag lub sugestii dotyczących niniejszej Informacji o ochronie prywatności można skontaktować się z nami korzystając z danych kontaktowych podanych w specyfikacji stanowiska pracy, o które użytkownik się ubiega lub pod adresem recruitment_dataprivacy@bat.com lub data_privacy@bat.com.

9. Zmiany w niniejszej Informacji o ochronie prywatności

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności jest regularnie aktualizowana, prosimy o regularne odwiedzanie tej strony w Witrynie w celu zapoznania się z aktualizacjami. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności została ostatni raz zaktualizowana w dniu 12 kwietnia 2022 r.